Worktualize, una herramienta de seguimiento del tiempo y monitoreo de empleados
Actualizando el trabajo, sobresaliendo la fuerza laboral
Industria: [CATEGORY]
Presentación del cliente: Una agencia de TI en EE. UU.
URL del producto: www.worktualize.com
Herramientas y tecnologías:
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DanskEl sector de TI siempre ha experimentado un ritmo acelerado, donde la productividad laboral y el control del tiempo han sido fundamentales para mantener la eficiencia y la transparencia operativas. Tanto para equipos internos como remotos, es fundamental contar con herramientas que permitan a las organizaciones supervisar el progreso de los proyectos, asignar recursos adecuadamente y, por lo tanto, garantizar la rendición de cuentas. El auge de los modelos de trabajo híbrido y remoto en todos los sectores ha suscitado preocupación por las brechas e ineficiencias de productividad, lo que ha provocado un aumento repentino de la demanda de soluciones de control del tiempo y la productividad.
Las herramientas de seguimiento del tiempo y productividad facilitan la gestión de equipos y ayudan a las organizaciones a identificar cuellos de botella en el rendimiento, alinear el flujo de trabajo y anticipar los plazos de entrega en diversos entornos de trabajo. GitNux, conocido por sus últimas tendencias de mercado, estadísticas y datos empresariales, informa que casi el 40 % de los proyectos fracasan debido a una planificación deficiente, una asignación inadecuada de recursos y actividades no rastreables.
La clienta y la preocupación
El sitio web oficial de la Administración de Comercio Internacional SELECTUSA indica que un tercio del mercado mundial de TI, valorado en 5 billones de dólares estadounidenses, se concentra en Estados Unidos. Esto lo convierte en el mayor mercado tecnológico a nivel mundial, con un valor añadido de 1,9 billones de dólares estadounidenses para el sector. Entre cientos de empresas estadounidenses de TI, nuestro cliente también es líder del mercado, reconocido por sus innovadoras soluciones tecnológicas y sus excepcionales servicios a nivel mundial.
El cliente mencionó que aproximadamente un 38% de empresas estadounidenses todavía utilizan métodos obsoletos de seguimiento de asistencia de empleados, como hojas de horas en papel y tarjetas perforadas.
El cliente tiene un papel importante en la configuración de la industria de TI en Estados Unidos; sin embargo, incluso líderes como nuestro cliente enfrentan sus propios desafíos que requieren una adaptación continua para mantenerse competitivos en el mercado. La principal preocupación de nuestro cliente era identificar y abordar la brecha de productividad en sus operaciones y procesos diarios.
Los principales cuellos de botella
El cliente se enfrentó a varios desafíos que lo impulsaron a adquirir una herramienta personalizada de seguimiento del tiempo y la productividad. Observaron brechas de visibilidad entre sus equipos, especialmente con la cultura laboral mixta de trabajo remoto, equipos de desarrollo locales y equipos de desarrollo en el extranjero. Esta brecha aumentó constantemente, afectando los plazos del proyecto y la calidad general. El cliente estaba a punto de experimentar fallas importantes en las operaciones y la transparencia del flujo de trabajo.
Fundación Freehand de Worktualize
El cliente se mostró muy abierto a nuestras sugerencias durante una consulta gratuita. Aunque insistimos en estudiar el funcionamiento de su empresa, nos dieron vía libre para ir más allá y ofrecer una solución integral que redefine las capacidades de la organización.
Fue una oportunidad única para profundizar en el flujo de trabajo del cliente, identificar las áreas grises y desarrollar una solución a medida que no solo aborda todas las inquietudes, sino que también constituye un ejemplo de herramienta ideal para optimizar las operaciones y actividades generales.
También nos dimos cuenta de que el problema no es específico de la empresa. El seguimiento del tiempo y la productividad se ha convertido en la columna vertebral de las organizaciones que buscan crecer y mantener la eficiencia y la responsabilidad. Muchas organizaciones enfrentan graves problemas relacionados con la participación de sus empleados en actividades no laborales durante su jornada laboral. Esto conlleva una reducción de la productividad, una calidad deficiente y el incumplimiento de plazos.
Research.com cita el gráfico del Estado del Lugar de Trabajo Global de Gallup, que muestra las actividades diarias comunes de los empleados durante su jornada laboral:
Fuente: Research.com
Las empresas deberían poder supervisar los patrones de trabajo, garantizar la concentración de sus empleados y supervisarlos, identificando y solucionando ineficiencias. Existía una necesidad imperiosa de una herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad para construir una cultura laboral disciplinada y optimizar la asignación de recursos, con el fin de alcanzar la visión y la misión de la empresa.
Un conocimiento profundo del flujo de trabajo de la empresa
El primer paso para crear una herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad altamente eficiente fue analizar con precisión el flujo de trabajo, la lógica de negocio y la visión general de la empresa de TI. El enfoque de nuestros expertos en tecnología fue estructurado, estratégico y técnicamente viable para garantizar que el producto final, Worktualize, se ajustara perfectamente a las necesidades operativas de nuestro cliente.
Pasos clave del desarrollo
Análisis del flujo de trabajo
Realizamos un análisis en profundidad de las asignaciones de tareas, los cronogramas del proyecto y las listas de prioridades de la empresa para identificar el alcance de mejora y optimizar el flujo de trabajo.
Implementación de lógica de negocios
Mapeamos la jerarquía operativa y los canales de aprobación de la empresa. Desarrollamos algoritmos para una asignación fluida de tareas y recursos.
Alineación de la visión
Colaboramos estrechamente con las partes interesadas para garantizar que la herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad refleje los objetivos de la empresa de aumentar la eficacia manteniendo la transparencia empresarial.
Personalización
Diseñamos funciones modulares de las herramientas para rastrear el tiempo, analizar la productividad y adaptar informes detallados según las necesidades del cliente.
Seguridad de datos
Integramos estrictos protocolos de cifrado y privilegios basados en roles para proteger la información confidencial de los empleados. Esto se implementó para mantener el cumplimiento normativo y los estándares de protección de datos.
Worktualize – El gran avance
El proceso comenzó con el enfoque en la creciente necesidad de una gestión fluida de la fuerza laboral en entornos remotos, híbridos y locales. Aprovechamos nuestra amplia experiencia en tecnologías móviles y web y dedicamos nuestros mayores esfuerzos al desarrollo de SaaS.
Con una solución basada en IA, visualizamos esta plataforma que ofrecería un equilibrio perfecto entre la simplificación de los análisis de flujo de trabajo más complejos y una experiencia de usuario altamente intuitiva. Diseñamos y desarrollamos Worktualize, una sofisticada herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad que solucionó todas las preocupaciones de una vez por todas.
Desarrollo de productos: componentes clave
La herramienta demostró ser la mejor solución para gestionar equipos híbridos, remotos y locales con facilidad. Combinamos tecnologías modernas y principios de diseño centrados en el usuario para redefinir la gestión del flujo de trabajo y, al mismo tiempo, obtener información práctica.
La implementación cuidadosa de las estrategias mencionadas nos ayudó a crear una herramienta robusta que gestionó el tiempo eficazmente, mejoró la rendición de cuentas e impulsó la productividad en numerosos casos. Worktualize implementó un enfoque basado en datos que permitió tomar decisiones calculadas, respaldadas por informes completos y análisis detallados.
La herramienta contaba con un panel personalizable que proporcionaba a los líderes de equipo información en tiempo real sobre los hitos del proyecto, las actividades de los empleados y la asignación de recursos. Además, funciones como los recordatorios automáticos de tareas y el equilibrio de la carga de trabajo redujeron la complejidad de la gestión y garantizaron la fluidez de las operaciones dentro de la empresa.
¿Cómo enfrentamos los desafíos?
El cliente quedó encantado con nuestra solución a los desafíos mencionados en el alcance del proyecto. Worktualize no solo los abordó todos con precisión, sino que además dio un paso adelante y se convirtió en una herramienta integral que facilitó la experiencia del usuario y la adaptabilidad a las nuevas incorporaciones, convirtiéndose en una solución empresarial perfecta.
| – | Desafíos | Antídoto |
|---|---|---|
| 1 | Panorama sombrío de los patrones de trabajo | Información detallada para visualizar y mejorar la productividad individual y del equipo. |
| 2 | Resolver el problema de la inactividad | Realizó un seguimiento del tiempo de inactividad y promovió la participación activa a través de alertas y sugerencias inteligentes. |
| 3 | Monitoreo del flujo de trabajo en tiempo real | Proporcionó paneles de control en vivo que mostraban el progreso de las tareas y las métricas de desempeño del equipo justo a tiempo. |
| 4 | Sincronización del trabajo remoto y presencial | Flujo de trabajo unificado y sincronización perfecta habilitada para todos los equipos en todas las ubicaciones. |
| 5 | Protección de datos sensibles | Se implementaron estrictos controles de acceso y encriptación para proteger datos confidenciales. |
| 6 | Ganarse la confianza de los empleados | Transparencia garantizada. Información compartida y respeto a la privacidad de los empleados. |
| 7 | Medición de la productividad por función | Métricas personalizadas específicas para cada rol para la evaluación activa del desempeño. |
| 8 | Análisis del rendimiento | Implementé análisis impulsados por IA e identifiqué debilidades y fortalezas para visualizar el alcance de mejora. |
| 9 | Cómo superar el mal uso de las herramientas | Establezca límites y monitoree anomalías para mantener a raya la explotación y el acceso no autorizado. |
| 10 | Aportando precisión en la asistencia | Se utilizó seguimiento automatizado y registros de actividad biométrica y del sistema integrados para mayor confiabilidad (propuesto). |
| 11 | Integración con el sistema existente | Se ofreció soporte API perfecto para sincronizar con el software actual para obtener funcionalidades impecables. |
Características y funcionalidades de Worktualize
La herramienta de seguimiento de tiempo y productividad se diseñó teniendo en cuenta el alcance del proyecto del cliente; sin embargo, también la mantuvimos abierta para su escalabilidad y uso futuro. Worktualize se ha desarrollado con capacidades mejoradas gracias a sus increíbles características y funcionalidades. Según las necesidades del cliente, puede ampliarse posteriormente con funciones integrales.
Informe de Worktualize: una solución rentable
Tras cuatro meses de implementación de Worktualize, la agencia de TI observó una mejora notable en sus funcionalidades generales, productividad, responsabilidad y compromiso de los empleados con los proyectos. El cliente buscaba una herramienta sencilla para estandarizar el seguimiento del tiempo y la productividad de los empleados de la organización, tanto presenciales como remotos e híbridos. Nuestro soporte de posproducción garantizó el correcto funcionamiento de Worktualize. La herramienta se diseñó pensando en el personal técnico y no técnico para su facilidad de uso; por lo tanto, tanto el personal antiguo como los nuevos empleados la encontraron fácil y fiable.
Aumento de la productividad
Se requiere una visión más clara de las actividades diarias para mantenerse concentrado y motivado. Es posible un aumento notable en la productividad general al implementar una herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad.
Precisión en los conocimientos gerenciales
Es fundamental contar con datos precisos sobre las actividades de los empleados. Esto permitirá a los gerentes evaluar el desempeño e identificar ineficiencias. Como resultado, la organización tomará decisiones informadas en tiempo real.
Asignación óptima de recursos
Los gerentes pueden asignar recursos eficazmente con datos de seguimiento en tiempo real. Esto garantiza la asignación de tiempo, la optimización de los recursos y la distribución del presupuesto según las demandas y cargas de trabajo del proyecto.
Precisión en la asistencia
Los datos de asistencia son complejos en las grandes organizaciones, que necesitan automatización para evitar errores derivados de entradas y sistemas manuales. Hoy en día, contar con registros precisos para las nóminas y el cumplimiento normativo es fundamental para las empresas.
Reducción del tiempo de inactividad
La agencia necesitaba una herramienta para identificar períodos de inactividad para reducir las distracciones y promover un entorno más profesional con mayor claridad en el uso del tiempo.
Aumento de la rendición de cuentas
La transparencia se practica mediante el seguimiento del rendimiento de cada empleado. Esto también aumenta la responsabilidad de toda la plantilla en la realización de sus tareas y la gestión del tiempo. El objetivo es lograr mejores hábitos de trabajo.
Seguridad de datos estricta
Los protocolos de seguridad robustos, como el acceso basado en roles y el cifrado, son obligatorios para que las empresas mantengan los datos confidenciales de los proyectos y de los empleados a salvo de accesos no autorizados o infracciones.
Transforme sus flujos de trabajo en un camino hacia el éxito
Monitorea, optimiza y haz crecer tu negocio con confianza. Controla la eficiencia de tu equipo y asegura el crecimiento de la empresa con Worktualize, una herramienta de seguimiento del tiempo y la productividad. Un único panel te ayuda a supervisar proyectos, optimizar los flujos de trabajo y obtener información práctica sobre el rendimiento individual y de todo el equipo.
Personaliza Worktualize para satisfacer aún más tus necesidades empresariales y tus operaciones comerciales. Nuestros consultores comerciales y tecnológicos están disponibles para ayudarte a crear una solución de seguimiento del tiempo a medida que se sincronice con tus sistemas actuales o que la desarrolles desde cero.
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